Orchestra Management Software – Las ventajas de un sistema de administración digital

Después del año 2020, en el que la pandemia de la Covid se hizo internacional y nos llevó a reinventarnos, todo el mundo habla de la digitalización y sus ventajas. Las industrias culturales y creativas tampoco se quedan atrás. Hemos entrado en una vorágine que arrastra a empresas y particulares a una tendencia que pretende transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales.

Ya se ha escrito mucho sobre el tema y no quiero repetir temario, no obstante , pienso, como muchas veces anteriores, que no siempre se inician los procesos con una visión estratégica, sino más bien por impulso. De ahí que se pueda leer muchísimo en internet sobre la apariencia de las empresas culturales —tanto en redes sociales como en sus propias páginas web—, sobre la utilidad de las redes para temas de marketing y ticketing, sobre la digitalización de los programas de mano y, en el caso de las orquestas, incluso sobre las primeras experiencias con el atril digital.

Lo que para mí resulta curioso es que, aparentemente, una vez más empezamos la casa por el tejado, dado que muy poco se lee sobre el software de management y de la gestión en sí de las orquestas y teatros que, en mi humilde opinión, sería el fundamento de una buena estrategia digital.

Hasta cierto punto considero normal que aprendamos con la experiencia (learning by doing). Sin embargo, de esta manera es inevitable cometer errores y no tener todos los puntos importantes previstos desde un inicio. Y por ello tampoco tenemos disponibles desde el principio las herramientas digitales que funcionan como base de otras.

Aun así, el primer enterprice resourse planning system (ERP), o software de administración digital de orquestas, fue desarrollado a mediados de los años 90 del siglo pasado^[1], es decir, que ya no es del todo nuevo. Sin embargo, son todavía relativamente pocas las orquestas que usan estas herramientas con el último nivel tecnológico de hoy en día. Como mucho usan una versión reducida.

Sin embargo, casi todas usan internet para sus campañas de marketing y muchísimas trabajan la venta de sus entradas a través de herramientas digitales. Los teatros y auditorios usan en cierta medida herramientas de proyección digital como láseres o tecnología de escenario controlada por ordenador y, como se ha dicho, cada vez se puede leer más sobre el uso del atril digital. Se trata de  un dispositivo que sustituye la partitura en papel por una tablet de última generación^[2] cuya utilidad en la práctica todavía queda por debatir y mejorar^[3].

Esto hace que me pregunte: ¿por qué siempre se piensa en pequeño si para amortizar realmente el coste de la inversión en un sistema digital a corto-medio plazo hay que pensar en grande? Y también: ¿por qué falla siempre la comunicación entre los diferentes departamentos de una empresa de forma que cada uno busca soluciones digitales sin tener en cuenta las necesidades de la organización como unidad?